Sharepoint wordt meer en meer gezien als de centrale opslag en bron van informatie (zoals documenten, afbeeldingen, media, content, ..). Ook informatie uit externe systemen wordt steeds eenvoudiger ontsloten of geintegreerd in Sharepoint.
Dat is dan heel fijn dat "alles" keurig opgeslagen is in de Sharepoint omgeving, tel daarbij op dat Sharepoint beschikt over goede zoek mogelijkheden en de medewerkers zullen razend enthousiast zijn.
Meestal als ik bij bedrijven kom met een Sharepoint implementatie (bijv. een intranet) en ik vraag op het secretariaat (die kom ik meestal als eerste tegen) naar de minder prettige eigenschappen van Sharepoint, dan krijg ik steevast de volgende antwoorden:
Quote1: "Wij krijgen vaak documenten als bijlage opgestuurd en die documenten moeten we dan op het intranet plaatsen in een bepaalde documenten bibliotheek. Dat betekent eerst lokaal op de harde schijf opslaan, daarna intranet opstarten, naar de documenten bibliotheek navigeren, op de upload knop klikken en de documenten selecteren op de harde schijf en uploaden. Daarna eigenlijk de harde schijf weer leegmaken, maar vaak laten we het daar maar staan."
Quote2: "Wij hebben op het intranet documentatie, die we ook naar externe partijen opsturen via de e-mail. Bij een verzoek om documenten, moet ik eerst het document lokaal opslaan, daarna moet ik het als bijlage selecteren in een nieuwe e-mail. Eigenlijk, als ik de e-mail heb verstuurd, moet ik ook mijn lokale schijf weer opschonen door het document daar weer te verwijderen."
Quote3: "Sharepoint is zeker een mooi platform, maar wat doe ik met alle informatie die we hebben in de e-mails. Wij hebben nu geen apart e-mailarchief en iedereen bewaart zijn e-mail nu in lokale outlook mappen. Als ik iets moet nazoeken, is dat niet alleen in Sharepoint, maar ook in mijn lokale e-mail mappen."
Bovenstaande quotes leiden meestal tot dezelfde vraag: "Is het niet mogelijk om de samenwerking tussen Outlook en Sharepoint een stuk te vereenvoudigen? Waardoor we een hoop tijd besparen bij het heen en weer schuiven van documenten." meestal gevolgd door de volgende vraag: "e-mails en bijlagen, kunnen we die niet in Sharepoint documenten bibliotheken opslaan, zodat de e-mail en bijlagen ook kunnen worden geindexeerd en daardoor ook verschijnen in de zoekresultaten?"
Volgens mij hebben we daar nu een hele mooie oplossing voor ontwikkeld, die zorgt voor een eenvoudige samewerking tussen Outlook 2007/2010 en Sharepoint 2007/2010!
Ik weet zeker dat u bovenstaande zult herkennen en anders is het verstandig om ook eens met het secretariaat te praten....
Wilt u meer weten over de oplossing die de productiviteit gegarandeert zal verhogen, dan kunt u mij mailen of bellen.
Jacques Schouten
info@productif.nl
06-43823486