Sharepoint wordt meer en meer gezien als de centrale opslag en bron van informatie (zoals documenten, afbeeldingen, media, content, ..). Ook informatie uit externe systemen wordt steeds eenvoudiger ontsloten of geintegreerd in Sharepoint.

Dat is dan heel fijn dat "alles" keurig opgeslagen is in de Sharepoint omgeving, tel daarbij op dat Sharepoint beschikt over goede zoek mogelijkheden en de medewerkers zullen razend enthousiast zijn.
Meestal als ik bij bedrijven kom met een Sharepoint implementatie (bijv. een intranet) en ik vraag op het secretariaat (die kom ik meestal als eerste tegen) naar de minder prettige eigenschappen van Sharepoint, dan krijg ik steevast de volgende antwoorden:

Quote1: "Wij krijgen vaak documenten als bijlage opgestuurd en die documenten moeten we dan op het intranet plaatsen in een bepaalde documenten bibliotheek. Dat betekent eerst lokaal op de harde schijf opslaan, daarna intranet opstarten, naar de documenten bibliotheek navigeren, op de upload knop klikken en de documenten selecteren op de harde schijf en uploaden. Daarna eigenlijk de harde schijf weer leegmaken, maar vaak laten we het daar maar staan."

Quote2: "Wij hebben op het intranet documentatie, die we ook naar externe partijen opsturen via de e-mail. Bij een verzoek om documenten, moet ik eerst het document lokaal opslaan, daarna moet ik het als bijlage selecteren in een nieuwe e-mail. Eigenlijk, als ik de e-mail heb verstuurd, moet ik ook mijn lokale schijf weer opschonen door het document daar weer te verwijderen."

Quote3: "Sharepoint is zeker een mooi platform, maar wat doe ik met alle informatie die we hebben in de e-mails. Wij hebben nu geen apart e-mailarchief en iedereen bewaart zijn e-mail nu in lokale outlook mappen. Als ik iets moet nazoeken, is dat niet alleen in Sharepoint, maar ook in mijn lokale e-mail mappen."
Bovenstaande quotes leiden meestal tot dezelfde vraag: "Is het niet mogelijk om de samenwerking tussen Outlook en Sharepoint een stuk te vereenvoudigen? Waardoor we een hoop tijd besparen bij het heen en weer schuiven van documenten." meestal gevolgd door de volgende vraag: "e-mails en bijlagen, kunnen we die niet in Sharepoint documenten bibliotheken opslaan, zodat de e-mail en bijlagen ook kunnen worden geindexeerd en daardoor ook verschijnen in de zoekresultaten?"

Volgens mij hebben we daar nu een hele mooie oplossing voor ontwikkeld, die zorgt voor een eenvoudige samewerking tussen Outlook 2007/2010 en Sharepoint 2007/2010!
Ik weet zeker dat u bovenstaande zult herkennen en anders is het verstandig om ook eens met het secretariaat te praten....
Wilt u meer weten over de oplossing die de productiviteit gegarandeert zal verhogen, dan kunt u mij mailen of bellen.

Jacques Schouten

info@productif.nl

06-43823486

 

 

In deze blogpost aandacht voor de zoekfunctionaliteit in SharePoint 2010. De zoekfunctionaliteit was in SharPoint 2007 al uitgebreid, maar is in SharePoint 2010 nog beter geworden. Voorbeelden van verbeteringen zijn:

  • Ondersteuning voor wildcard search.
  • Uitgebreide filtermogelijkheden voor het filteren van zoekresultaten op bijvoorbeeld (document)type, auteur, datum en tags.
  • Gevonden personen kunnen sorteren op 'Social Distance'.
  • Uitgebreide informatie over de personen die worden gevonden.
  • Inzage in de vindbaarheid van je eigen profiel, zodat men op basis hiervan de eigen vindbaarheid kan verbeteren.

Hierbij wordt opgemerkt dat de people search functionaliteit standaard niet aanwezig is in een intranet die wordt aangemaakt met de standaard portaal template van SharePoint 2010. Om de extra people search functionaliteit toe te voegen moeten de enterprise features worden geactiveerd en moet een enterprise search site worden aangemaakt op basis van een aparte site template die onderdeel uitmaakt van SharePoint 2010.

In de volgende demo worden allen onderdelen van de enterprise search template van SharePoint 2010 belicht.

Een Sharepoint Groep is bekend binnen de gehele site-collectie. Per onderdeel van de site-collectie (bijv. een subsite, een document bibliotheek, een lijst item, etc.) kan aan deze groep een toegangsniveau worden gekoppeld.

Een toegangsniveau is niets anders dan een verzameling rechten. Binnen Sharepoint zijn de volgende standaaard toegangsniveau's out-of-the-box al gedefinieerd:

  • Beperkt Lezen (Limited Access)
  • Lezen (Read)
  • Bijdragen (Contribute)
  • Goedkeuren (Approve)
  • Hierarchie Beheer (Manage Hierarchy)
  • Ontwerpen (Design)
  • Volledig Beheer (Full Control)

Het is eenvoudig om zelf nieuwe toegangsniveau's toe te voegen door te starten met de rechten van een bestaand toegangsniveau en daaraan nieuwe rechten toe te voegen en/of bestaande rechten te verwijderen.

Rechten koppelen gebeurt vanaf de root-site naar beneden. Als een Sharepoint groep leesrechten krijgt op root-niveau dan erven alle onderliggende subsites automatisch deze leesrechten.Document bibliotheken erven de rechten van de subsite waarbinnen ze zijn aangemaakt en totslot erven documenten en items de rechten van de document bibliotheek of lijst waarbinnen ze zijn aangemaakt. Het erven stopt bij subsites die "eigen" rechten hebben.

In onderstaande figuur geeft schematisch weer dat bij subsite (2) en bij documenten bibliotheek (4) het erven van rechten is verbroken (rode X). In dit figuur kan voor een Sharepoint Groep alleen toegangsniveaus zijn gedefinieerd op root-site niveau en op subsite (2) en documenten bibliotheek (4).



In de rest van deze blog zullen de volgende vragen worden beantwoord: 
  1. Welke toegangsniveaus heeft een Sharepoint groep?

    Ga naar Siteacties -> Siteinstellingen -> Personen en Groepen -> Groepen -> "klik op de naam van de groep" -> Instellingen -> Groepsmachtigingen weergeven

    Er wordt een overzicht getoond van (sub)sites en bibliotheken/lijsten met het toegangsniveau van de betreffende Sharepoint Groep.
  2. Hoe krijgt een Sharepoint groep een toegangsniveau op de root-site?

    Ga naar Siteacties -> Siteinstellingen -> Machtigingsniveaus-> Toekennen machtigingen

    Hier kunt u dan een bestaande Sharepoint Groep invoeren en deze koppelen aan een toegangsniveau.
  3. Hoe kan het toegangsniveau van een Sharepoint groep worden aangemaakt, aangepast of verwijderd?

    Ga naar de rootsite, subsite, document bibliotheek of lijst waar de Sharepoint groep een bepaald toegangsniveau moet krijgen.
  4. > Voor de rootsite of subsite gaat u daarna via Siteacties -> siteinstellingen -> site machtigingen, naar de huidige machtigingen.
    Als de machtigingen zijn overgenomen van een "hoger" liggende site, dan moet u eerst het "erven van de machtigingen" verbreken (zie rode X in figuur boven). Daarna kunt u de machtiging voor de betreffende Sharepoint Groep aanpassen.

    > Voor een document bibliotheek of lijst kunt u via de "instellingen van de bibliotheek" ook de machtingen wijzigen. Ook hier geldt dat u eerst "het erven van de machtigingen" moet verbreken (zie figuur boven).
    Naast het aanpassen van machtigingen van een Sharepoint groep kunt u ook nieuwe Sharepoint groepen toevoegen en daarna een toegangsniveau geven of bestaande Sharepoint groepen verwijderen. ?

 

Deze SharePoint 2010 blog hebben we uiteraard ontwikkeld bovenop SharePoint 2010. Als basis zijn we hierbij uitgegaan van de out-of-the-box blog template die standaard wordt meegeleverd in SharePoint 2010. We hebben deze template echter op een aantal fronten aangepast en uitgebreid, zodat het zich kan meten met andere blogs op internet.

1. Vormgeving

We hebben een andere vormgeving geïmplementeerd, welke goed aansluit op de vormgeving van onze www.productif.nl website. De volgende figuur laat zien hoe de standaard blog template is getransformeerd.

2. Beheer posts

Voor het toevoegen en aanpassen van de blogposts wordt gebruik gemaakt van dezelfde SharePoint lijsten als de out-of-the-box template. Hierdoor is de basis wel hetzelfde gebleven en kunnen we het beheer van de blog uitvoeren met de standaard SharePoint functionaliteit.

3. Extra webparts

Voor het inrichten van de pagina's zijn drie webparts gemaakt voor het tonen van de meest recente blog posts, de blog categorieën (incl. aantal posts) en de maanden (incl. aantal posts).

4. Gegenereerde blog post pagina's met reactiemogelijkheid

Voor ieder blog post wordt automatisch een pagina gegenereerd. Op deze pagina kunnen reacties worden toegevoegd via een maatwerk webpart.

5. Zoeken en archief

Aan de standaard sitetemplate hebben we twee extra pagina's toegevoegd voor het zoeken naar posts en het tonen van een archief. Deze pagina's zijn voorzien van twee speciaal hiervoor ontwikkelde webparts.

6. Rss en Twitter

Als laatste zijn een RSS-feed toegevoegd en een automatische koppeling met Twitter, welke ervoor zorgt dat iedere post automatisch op Twitter wordt vermeld.

In dit tweede deel over autorisatie gaan we het gebruik van Sharepoint Groepen en Gebruikers nader bekijken. Het is verstandig om bij aanvang van een project direct na te denken over de rechten van de beheerder (altijd een groep aanmaken voor het volledige beheer van de hele site), de redacteuren en de overige gebruikers. Bij het toekennen van rechten zoveel mogelijk werken met het principe: "gebruikers in Sharepoint groepen plaatsen en Sharepoint groepen rechten geven op Sharpoint objecten". Het toekennen van rechten aan individuele gebruikers moet een uitzondering zijn om het beheren van rechten eenvoudig te houden. Werk altijd van boven naar beneden in de hierarchie van de site-collectie, wat geldt voor iedereen en waar gelden uitzonderingen. Uitzonderingen worden gemaakt door het erven van rechten met bovenliggende objecten te verbreken.

Aanmaken van een Sharepoint Groep

Maak een Sharepoint groep aan op het hoogste niveau van de site-collectie. Nadat een Sharepoint groep is aangemaakt, kunnen gebruikers worden toegevoegd aan deze groep. De gebruikers nemen de rechten over die door de site-collectie heen aan de Sharepoint groep worden toegekend. In onderstaande video wordt getoond hoe een nieuwe Sharepoint groep, "Redactie" genaamd, wordt aangemaakt en hoe daarna gebruikers worden toegevoegd aan deze Sharepoint groep.

In de volgende blog over autorisatie zal verder worden ingegaan op het toekennen van rechten aan Sharepoint groepen in relatie tot Sharepoint objecten.​

1mei 2010

Productif bestaat vandaag 4 jaar. In de afgelopen jaren hebben we voor vele klanten mooie opdrachten gedaan op het gebied van intranet, extranet en/of internet met zowel Microsoft SharePoint 2007 als met de gratis versie Windows SharePoint Services (WSS) 3.0.

Vlak na de start van Productif kwam op 24 mei 2006 de Beta versie van SharePoint 2007 beschikbaar. Toen zijn we hier ons volledig op gaan focussen. Deze maand is op 12 mei de officiële lancering van SharePoint 2010. De komende jaren zullen dus in het teken gaan staan van SharePoint 2010!

30april 2010

Deze blogpost staat in het teken van de nieuwe my site. De my site is in SharePoint 2010 compleet vernieuwd en gemoderniseerd. De nieuwe vormgeving springt meteen in het oog. Ook is er veel functionaliteit bijgekomen die is gericht op de ondersteuning van virtuele netwerken. (vergelijkbaar met mogelijkheden van sociale websites zoals Facebook en LinkedIn). Voorbeelden hiervan zijn:

  • Activity feed; via de my site kan men collega's informeren over activiteiten waar men mee bezig is of andere noemenswaardige gebeurtenissen. Ook worden automatisch bepaalde handelingen in SharePoint bijgehouden in de 'activity feed' zoals het taggen van content en posten van berichten
  • Kennisgebieden; in het persoonlijk profiel kan men kennisgebieden aangeven waarvoor zij door collega's benaderd kunnen worden voor het stellen van vragen.
  • Presence; gekoppeld aan bijvoorbeeld live communication server kan men zien of een persoon aanwezig is en eventueel online contact opnemen met de persoon.
  • Note board; op de note board kunnen berichten worden geplaatst. Je kan zelf berichten plaatsen op je eigen my site, maar ook anderen kunnen berichten plaatsen, bijvoorbeeld als reactie of voor het stellen van een vraag.
  • Netwerkstructuur; op de my site wordt zichtbaar gemaakt wie de directe collega's zijn van een persoon en welke collega's gemeenschappelijke relaties hebben.

Uiteraard zijn ook de mogelijkheden die in SharePoint 2007 al beschikbaar waren behouden, zoals het kunnen delen van persoonlijke documenten en afbeeldingen, het beheren van je eigen persoonlijke profiel en het kunnen creëren van een persoonlijke blog.

Plaatjes zeggen soms meer dan woorden. Daarom wordt in onderstaande demo een impressie gegeven van de nieuwe mysite.

Microsoft heeft tijdens de SharePoint 2010 Summit @ AIIM Expo aangekondigd dat er vanaf eind juni een CMIS Connector voor SharePoint geleverd zal gaan worden. Content Management Interoperability Services (CMIS) is een open ict-standaard op het gebied van het beheer van ongestructureerde informatie in een organisatie. CMIS is ontwikkeld door Oracle, IBM, Microsoft, OpenText, SAP en Alfresco.

De CMIS interface zal het eenvoudiger mogelijk maken om content uit te wisselen tussen SharePoint 2010 en andere content management systemen van bijvoorbeeld OpenText. Ook zal er een standaard CMIS consumer Web Part worden meegeleverd waarmee content uit externe CMIS bronnen via een SharePoint portaal te presenteren.

Bron: Microsoft SharePoint Team Blog

Binnen bijna alle systemen is het autoriseren van personen een belangrijk onderdeel omdat het ervoor zorgt dat de juiste personen de juiste handelingen mogen verrichten binnen het systeem. Dit geldt ook voor het Sharepoint platform. In een serie blogposts zal het autorisatie mechanisme van het Sharepoint 2010 platform worden beschreven.

Maar wat is autorisatie eigenlijk? Voor het Sharepoint 2010 platform zouden we voor “autorisatie” de volgende definitie kunnen hanteren:

"Autorisatie is het proces dat bepaald of een Subject (Sharepoint Gebruiker, Sharepoint Groep) toegang krijgt tot een Sharepoint Object (Site, Lijst, Bibliotheek, Map, Bestand, Item). Als een subject toegang wordt verleend, bepaald het toegangsniveau welke acties (lezen, bijdragen, volledig beheer,…) het subject mag uitvoeren op het Sharepoint Object."
Het proces kan die toegang alleen verlenen als er binnen het Sharepoint platform eerst is vastgelegd “wie wat waar mag”. Dit vastleggen gebeurt voor het grootste deel tijdens de inrichting van het Sharepoint platform. Voordat we dieper ingaan op de verschillende stappen van de inrichting, zullen we in dit eerste deel beginnen met het beschrijven van de verschillende concepten. 

Sharepoint Object

  • Een Site
  • Een Bibliotheek (alle bibliotheken waar bestanden in worden opgeslagen)
  • Een Bestand (bijv. een Word bestand, een JPG afbeelding)
  • Een Lijst (bijv. contactlijst, agenda, aankondigingen)
  • Een Item (bijv. een afspraak in de agenda, een contactpersoon)
  • Een Map (dit is een folder binnen een bibliotheek of lijst)

Site-collectie

  • Een Site-collectie is één hiërarchische verzameling van sites.
  • Er is altijd één root site, aan de top van de hiërarchie.
  • Elke site bestaat uit één (default.aspx) of meerdere web pagina’s.
  • Binnen elke site van de Site-collectie kunnen meerdere bibliotheken worden aangemaakt. Een bibliotheek bevat bestanden (documenten, afbeeldingen, web pagina’s, assets) en mappen.
  • Binnen elke site van de Site-collectie kunnen meerdere lijsten worden aangemaakt. Een lijst bevat items en mappen.

Sharepoint Groep

  • Een Sharepoint Groep bevat één of meerdere Sharepoint Gebruikers.
  • Een Sharepoint Groep is uniek en bekend binnen de gehele Site-collectie.
  • Het toegangsniveau voor een Sharepoint Groep wordt per Sharepoint Object ingesteld.
  • Men kan voor een Sharepoint Groep voor verschillende Sharepoint Objecten verschillende toegangsniveaus definiëren.

Sharepoint Gebruikers

  • Een Sharepoint Gebruiker heeft een loginnaam en een wachtwoord nodig om in te loggen op het Sharepoint platform.
  • Een Sharepoint Gebruiker neemt automatisch de toegangsniveaus over van de Sharepoint Groepen waar hij/zij deel van uitmaakt.
  • Een Sharepoint Gebruiker kan net als de Sharepoint Groep worden geautoriseerd voor verschillende Sharepoint objecten.
    TIP : autoriseer zoveel mogelijk alleen Sharepoint Groepen en plaats de Sharepoint Gebruikers in de verschillende Sharepoint Groepen.

Toegangsniveaus

  • Binnen het Sharepoint platform zijn er standaard toegangsniveaus gedefinieerd (lezen, bijdragen, ontwerpers, …, volledig beheer)
  • Deze toegangsniveaus zijn op gebouwd uit een serie specifieke rechten
  • Het is mogelijk om “custom” toegangsniveaus toe te voegen

Rechten

  • Het Sharepoint Platform komt met een serie specifieke rechten die van toepassing zijn op de verschillende Sharepoint Objecten.
  • Naast de Site en Lijst rechten zijn er ook Persoonlijke rechten.

Anonieme Gebruiker

  • Een anonieme gebruiker heeft geen inlog credentials (loginnaam en wachtwoord).
  • Aan Sharepoint Objecten kan toegang worden verleend voor anonieme gebruikers. Dit wordt ook wel anonieme toegang genoemd.

Hiërarchie en erven van rechten

  • De rechten  die aan de Sharepoint Groepen en/of Sharepoint Gebruikers via toegangsniveaus worden verleend op een bepaald Sharepoint Object gelden ook op alle onderliggende (in de hiërarchie) Sharepoint Objecten, tenzij er expliciet andere toegangsniveaus worden gedefinieerd bij dat onderliggende Sharepoint Object.
  • Dit heet het erven van de rechten.

SharePoint 2007 wordt geleverd op basis van twee type licenties: Standaard en Enterprise. Deze tweedeling blijft bij SharePoint 2010 gehandhaafd. In onderstaande figuur wordt globaal aangegeven welke functionaliteit onderdeel uitmaakt van de Standaard licentie en welke van de Enterprise licentie. De Enterprise licentie vormt een aanvulling op de Standaard licentie.

In de Standaard licentie zit dus alle basis functionaliteit die benodigd is voor het inrichten van een intranet of internet site, zoals content management, document management, search en social computing functionaliteit.
De Enterprise licentie voegt hier met name BI functionaliteiten aan toe (zoals Excel Services en PerformancePoint Service) en InfoPath webformulieren. Verder zitten er in de Enterprise versie aanvullende webparts
voor het ontsluiten van extra informatie en de integratie met Microsoft Office.

Voor Fast Search Search zal een extra licentie benodigd zijn. Deze licentie kan worden afgenomen bovenop de Enterprise licentie.

Recent
Categorie
Maand